On parle de plus en plus de la facture électronique. Elle est déjà obligatoire dans le secteur public et est largement utilisée par les grandes entreprises.

En France, elle sera même obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026. L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 fixe un calendrier progressif de déploiement de la facturation électronique pour les transactions entre entreprises.

Ce calendrier prévoit les premières obligations d’ici le 1^ier juillet 2024. Au départ, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cependant, dans un premier temps, seules les grandes entreprises seront obligées d’émettre des factures électroniques. Ensuite, en janvier 2025, cette obligation s’étendra aux entreprises de taille « intermédiaire ». Enfin, en 2026, cela concernera toutes les entreprises du pays.

Cela concerne, directement ou indirectement, toutes les entreprises dans l’Union Européenne

Ce changement ne concerne pas seulement la France. Tous les pays européens encouragent aussi les entreprises à passer à la facturation électronique. En Belgique, les entreprises qui sont en relation avec le service public et le gouvernement doivent déjà émettre des factures électroniques depuis novembre 2022. Pour ce qui est du Luxembourg, l’obligation commence en mars 2023.

Il faut se rendre à l’évidence. La facturation électronique interentreprises figure parmi les principaux objectifs de l’Union Européenne. Il ne s’agit pas d’une volonté nationale de quelques pays en particulier. Cela implique des changements importants pour toutes les entreprises dans l’Union Européenne. Et pour cause, cette disposition a aussi pour but d’assurer un meilleur contrôle de la TVA.

De plus, lorsqu’une entreprise voit un de ces clients importants passer à la facturation électronique, elle est obligée de suivre le mouvement. En effet, dès qu’une autorité ou une grande entreprise passe à la facturation électronique, elle n’accepte plus les factures papiers. Il faut donc être capable d’émettre des factures électroniques pour poursuivre les relations commerciales avec ces clients. Le choix des institutions et des grandes entreprises impactent forcément les plus petites. Par conséquent, à termes, toutes les entreprises seront concernées, directement ou indirectement, par la facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Pour bien comprendre ce qu’est une facture électronique, rappelons tout d’abord ce qu’elle n’est pas.

Une facture électronique n’est pas une facture enregistrée, imprimée ou scannée sous la forme d’un fichier PDF. Même si la législation de certains pays permet de considérer qu’un fichier PDF, transmis par voie électronique, pourrait-être une facture. Un tel fichier, même s’il est transmis par e-mail, ne constitue pas une vraie facture électronique.

Une facture électronique n’est pas non plus une facture que l’on paie en ligne ou via un autre moyen électronique. Ce n’est donc pas non plus un code QR.

En réalité, une facture électronique est un message numérique lisible uniquement par des machines. Ce message est échangé entre plusieurs ordinateurs connectés sur un réseau dédié, un peu comme un virement sur une plateforme bancaire. Une facture électronique n’a donc pas de forme physique sur le papier. Elle se réduit à un paquet de données transmis, traité et archivé par une plateforme dédiée, comme un virement peut l’être sur une plateforme bancaire.

De quoi aurez-vous besoin?

Vous aurez besoin de deux choses importantes :

1. Une plateforme pour envoyer et recevoir des factures électroniques, celles que vous envoyez à vos clients et celles que vous recevez de vos fournisseurs.
   
2. Un logiciel de facturation capable de produire ce type de factures 100% numériques à l’attention de vos clients.
   

Bien sûr, même si vous passez à la facturation électronique, vous devrez toujours produire des devis et des factures sous format papier ou PDF pour vos clients particuliers.

Comment BEDESK va t-il vous aider?

Votre solution BEDESK sera donc capable pour produire les deux sortes de factures : Le format électronique pour répondre aux obligations légales, et le format PDF pour vos clients particuliers.

En termes d’accessibilité, sachez qu’il est possible d’intégrer une représentation PDF du document dans une facture électronique. Vos clients professionnels disposeront donc toujours d’un aperçu des documents qui correspond à l’identité commerciale de votre entreprise. Cependant, le traitement de vos factures sera 100% automatisé. Beaucoup de plateformes de factures électroniques sont aussi connectées à votre banque. Il suffit donc de valider la facture d’un fournisseur pour la payer sans passer par votre application bancaire.

Lorsque vous validerez une facture avec votre solution BEDESK, vous aurez la possibilité de produire un fichier PDF ou une facture électronique. Si vous choisissez de produire une facture électronique, celle-ci contiendra aussi la représentation PDF du document. Dans le cas d’une facture électronique, il ne vous restera plus qu’à la déposer sur la plateforme de votre choix. Et c’est cette plateforme qui en assurera l’acheminement jusqu’à votre client.

Bien sûr, chaque plateforme de transmission supporte un certain nombre de formats de factures électroniques qui répondent à des normes très précises. Il faut donc vous assurer que votre logiciel de facturation puisse produire des factures électroniques dans au moins un des formats supportés. Sinon, vous ne saurez pas les déposer facilement, voir même pas du tout.

Nous avons choisi la norme UBL EN-16931 pour une compatibilité maximum

Comme nous l’avons déjà dit plus haut, le choix de la norme utilisée pour produire vos factures électroniques est très important. Il existe en effet de nombreux formats concurrents. Mais, au fil du temps, un format s’est démarqué et son usage s’est largement généralisé. Il s’agit du format XML UBL 2.1 conforme à ma norme EN-16931.

Cette norme est largement compatible avec la plupart des plateformes de factures électroniques, y compris Chorus Pro. On l’utilise aussi sur le réseau PEPPOL. Enfin, plusieurs logiciels de comptabilité majeurs sont capables d’importer les factures électroniques qui répondent à cette norme.

Ainsi, en choisissant le format XML UBL 2.1 EN-16931, nous rendons votre solution BEDESK compatible avec le plus grand nombre de plateformes de factures électroniques et de logiciels comptables.

Concrètement, que va t-il se passer en 2023?

Au cours de l’année 2023, votre solution BEDESK sera adaptée en conséquence. Elle intègrera tout ce qu’il faut pour que vous soyez prêt à temps pour le passage de votre entreprise à la facturation électronique.

Bien entendu, le parcours sera différent en fonction du logiciel ou de l’application que vous utilisez. Voyons comment cela va se passer pour l’application de facturation en ligne Simpluse et le logiciel de gestion commerciale BeDesk Express.

Simpluse

Pour ce qui est de l’application Simpluse, elle produit déjà des factures électroniques au format UBL.BE. Ce format répond à la norme EN-16931. Il est aussi compatible avec les logiciels de comptabilité les plus utilisés. Cela facilite l’importation des factures de vente dans la comptabilité en évitant les ressaisies. Le format UBL.BE comprend notamment des codes d’identification spécifiques pour la ventilation automatique des modes TVA belges.

Il suffira donc d’ajouter la variante PEPPOL. De cette manière, Simpluse sera non seulement compatible avec le réseau PEPPOL, mais aussi avec la très grande majorité des plateformes de facture électronique. Cela inclut notamment la plateforme Chorus pro.

Simpluse répertorie déjà la plupart des informations nécessaires pour l’adressage des factures électroniques sur le réseau PEPPOL et sur la plateforme française Chorus pro.

A ce niveau, on peut dire que Simpluse est en avance sur BeDesk Express.

BeDesk Express

Pour ce qui est de BeDesk Express, il y a plus de travail. La conception du logiciel BeDesk Express est plus ancienne. Il y a donc plus adaptations à faire.

Les mises à jour successives de la version 23 serviront d’étapes intermédiaires pour passer à la facture électronique au cours de l’année. Il sera donc particulièrement important de bien appliquer chaque mise à jour pour assurer la maintenance du logiciel et le bon déroulement de la transition.

Le but est de réduire au mieux les interventions de l’utilisateur. De cette façon, si vous utilisez BeDesk Express, vous ne devriez pas avoir trop de nouvelles informations à ajouter. La migration devrait se passer en douceur et assez facilement.

De toutes façons, quoi qu’il arrive, n’hésitez pas à contacter le support technique du logiciel pour en savoir plus ou pour recevoir de l’aide.